Catering y otros factores a analizar para organizar eventos

¿Tienes que organizar un evento y no sabes no por dónde empezar? Catering, invitados, iluminación, música, seguridad y espacios. Estas son las 6 principales ideas a las que debes prestar atención y las que vamos a detallar a continuación.

Factores clave para organizar eventos

Catering

Ejemplo de catering veraniego

Ten muy claro el catering que se va a ofrecer. Existen muchos tipos de catering, como el de tipo cocktail (se desarrolla en un ambiente distendido, siendo una celebración de estilo picoteo), el clásico en el que los invitados están sentados (que puede ser una cena o una comida, con su primer y segundo plato + postre), y bien un sistema buffet en el que serán los invitados los que tendrán la posibilidad de servirse la comida que más les apetezca.

El lugar de celebración influye: por ejemplo, no elegiremos el mismo catering Barcelona que uno que se puede celebrar en Pontevedra. Habrá que tener en cuenta los platos típicos de cada región, la estación del año, lugar de celebración…

Si el lugar en el que se celebra tiene cocina vale la pena que la comida se prepare allí, ya que conservará mejor sus propiedades que si debe ser transportada.

Pero si no hay cocina no nos quedará otra que traerla desde otro lugar.

En cualquier caso, para la comida siempre recomendamos contratar un servicio de catering para eventos, ya que así tendremos la seguridad de que todo saldrá cómo cabría esperar.

Invitados

Empieza conociendo a tus invitados y adapta el mensaje del evento a los mismos.

Obviamente, no extenderemos el mensaje si estamos hablando de un evento profesional, en el que los invitados son nuestros clientes, que si nuestro propósito es celebrar nuestra boda, o algo más íntimo.

También tenemos que asegurarnos de que los participantes socialicen e interactúen entre ellos y con las actividades que hemos preparado. No es fácil romper el hielo, por lo que algunos juegos pueden ayudarles con ello.

Iluminación

La luz también es un factor importante que se debe estudiar.

  • Empieza evaluando el escenario considerando el tamaño del lugar y haciendo un primer cálculo de la cantidad de focos que necesitamos para iluminarlo.
  • Elabora también un “plano de ubicación” en el que se sitúen los diferentes elementos que nos hacen falta dar forma al evento.
  • Ten presente el tono de luz de los focos y la calidez de los mismos. Ten cuidado con la interacción de la luz con otros elementos (por ejemplo, por la proyección de un vídeo si decides hacerla).
  • Si el evento es corporativo, ten presente que debe existir una relación entre la iluminación con la imagen de marca de la empresa.

Música

Acertar con la música en nuestro evento puede ser más complicado de lo que parece. Antes de nada conviene tener muy claro quién es el tipo de usuario al que nos dirigimos, y para ello no nos queda otra que segmentar al público. Así sabrás el tipo de música que más va a gustar.

Decide si vas a apostar por la música en directo (con un grupo), o si va a ser música que se emitirá desde un aparato.

Si te has decidido por el grupo tendrás que comprobar si cabe en el espacio que tenemos disponible. ¡Ah, y no te olvides de escucharles tocar de antemano para evitar llevarte una sorpresa desagradable!

Tal y cómo analizamos en este artículo en su momento, la música es más importante de lo que nos pensamos.

Seguridad

Asegura el evento (cómo mínimo, con un seguro contra responsabilidad civil), y no escatimes en cuanto a contratar seguridad se refiere.

Nunca se sabe cuándo las cosas pueden salir más, y será en ese momento cuando lo más importante será proteger a los invitados y conseguir que salgan de allí de una pieza.

Espacios

Por último, cómo recopilación de todo lo anterior, es muy importante hacer una revisión de los espacios, para saber en dónde vamos a colocar todo.

Revisa el espacio que se dedicará al catering, el que tiene reservado el grupo (si al final lo contratas), los espacios reservados para juegos y actividades variadas, etc.

Sobre todo es muy importante que haya espacio de sobra, para evitar así que tus invitados se agobien.

Sigue estas claves y organizarás un evento con el éxito asegurado.

Fuentehttp://www.laurelcatering.com/blog/las-7-claves-para-acertar-el-catering-de-tu-evento-de-empresa/

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