Cuándo y cómo hay que destruir los documentos de carácter confidencial

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¿Sabías que hay muchas empresas que no conocen el procedimiento para tratar los datos en papel y la destrucción confidencial de documentos, y esto ha derivado en importantes sanciones para la entidad? Según las estadísticas, de un 40% de los incidentes relacionados con el tema de seguridad, alrededor de un 19% ocurrieron por haber enviado información a un destinatario que no correspondía, un 14% por haberse perdido o robado documentos, un 4% por haberse abandonado en una localización que no fuese segura y un 3% por no haberse eliminado de la manera correcta.

La RGPD (acrónimo de Nuevo Reglamento Europeo sobre la protección de datos) establece una serie de sanciones si no llegan a asegurarse los documentos impresos. Uno de los criterios clave es la destrucción segura de dichos documentos, evitando así que cualquier individuo los pudiera llegar a leer.

No solo se filtraría información confidencial, sino que también dejaría a la marca en muy mal lugar. Al mismo tiempo, es una forma de proteger a los clientes, trabajadores y proveedores siguiendo con lo establecido por la propiedad intelectual.

Las sanciones por no cumplir la Ley Orgánica de Protección de datos pueden llegar a ser de hasta 600.000€, una cantidad que podría suponer la bancarrota de la entidad.

¿Cómo deben las empresas destruir los documentos confidenciales?

Dependiendo de lo comprometido que pueda ser un documento, la forma de destruirlo puede ser diferente: en algunos bastará únicamente con un triturado sencillo, mientras que otros documentos requiere que sean convertidos en confeti.

El problema es que la empresa no siempre sabe cómo proceder.

Para evitar que esto ocurra, existen empresas como ABDC que nos pueden echar una mano. Ofrecen un servicio de destrucción de documentos garantizando el cumplimiento de la normativa actual o la que esté vigente en ese momento.

Para ello, ofrecen soluciones que se adaptan a las necesidades de cada empresa.

No solo ofrecen la máxima seguridad y la destrucción oficial certificada, sino que también su compromiso con el medio es férreo; cuida del medio ambiente y se encarga de la gestión de residuos.

¿Cuándo se deben destruir los documentos confidenciales?

Para saber cuándo se deben destruir los documentos que estén marcados como confidenciales habrá que echar un vistazo al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). En el mismo se detalla lo importante que es almacenar los documentos confidenciales durante un tiempo especificado.

Una vez que los hayamos guardado durante 5 años, la documentación se debe destruir siguiendo el protocolo más adecuado en cada caso.

Ahora bien, tal y como establece la normativa de prevención de blanqueo de capitales, el plazo de conservación debe ser de 10 años.

Como la información que podemos encontrar sobre este tema puede ser confusa e, incluso, contradictoria dependiendo de la fuente en la que se consulte, lo más recomendado es dejarlo en manos de una entidad especializada en el tema, con años de experiencia.

Confía en ABDC y podrás evitar una fuerte multa por no haber tratado correctamente los documentos.

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